- Veel ambtenaren worstelen met de vraag hoe ze makkelijker meer draagvlak kunnen krijgen voor hun projecten en dossiers. Je doet je werk immers niet voor jezelf, maar om goede resultaten te bereiken binnen of buiten je organisatie. En daar heb je anderen voor nodig. Herken je dit probleem? Lees dan verder.
- Het aantal formatieplaatsen neemt af.
- Er zijn collega’s die ander werk moeten gaan doen, zij worden “omgeschoold”.
- Veel collega’s krijgen een andere leidinggevende.
- Focus, geen tijd besteden aan oplossingen voor andere (minder belangrijke) problemen.
- Draagvlak, vergeet ook vooral niet om de doelgroep (de collega’s in dit voorbeeld) te vragen of ze deze problemen herkennen.
- Iedere keer als je communiceert over het project beschrijf je het probleem. Dat zorgt voor Know, Like en Trust (de problemen die jouw project oplost maken het project interessant). Het menselijk brein is gericht op problemen. Deze trekken makkelijk de aandacht.
Kort geleden sprak ik Linda, een klant van mij. Ze werkt voor een provincie en is onder meer verantwoordelijk voor een heel complex project: Strategische Personeelsplanning. De formatieruimte bij de provincie neemt de komende jaren af met 400 formatieplaatsen. Het bestuur en de directie vinden het uiteraard belangrijk dat ze ook in de toekomst op kwalitatief goede ondersteuning kunnen blijven rekenen. Er zijn trouwens veel overheidsorganisaties bezig met dit onderwerp, wat heel slim is, want er gaat heel veel veranderen de komende jaren op personeelsgebied bij de overheid.
Haar vraag aan mij was: hoe lukt het mij om met dit project op een fijne manier goede resultaten te bereiken? Een logische vraag, want Linda had haar voorganger al helemaal zien stuklopen op dit project. Na een mooie startnotitie met akkoord van de stuurgroep was het project vastgelopen door onenigheid en weerstand in de organisatie. Het rapport, waarin heel veel tijd en energie was gestoken door een flinke groep mensen, was in de bureaulade verdwenen (de nachtmerrie van elke ambtenaar).
Je voelt op je klompen aan dat dit een dossier is dat in de toekomst bijna zeker op veel weerstand kan rekenen, want het raakt collega’s direct in hun werk:
- Stuk voor stuk gevoelige onderwerpen.
Iedereen die wel eens een reorganisatie met dit soort impact heeft meegemaakt weet wat er kan gaan gebeuren: er ontstaat weerstand. Bijvoorbeeld actiegroepen onder het personeel, de OR wil niet instemmen, afspraken worden (strategisch) niet nagekomen. Wat vervolgens gebeurt is dat de directie er toch maar vanaf ziet. Of het project wordt er toch doorheen gedrukt met een groot trauma voor de organisatie als gevolg. Herken je dat?
Is er een manier om dit te voorkomen?
Natuurlijk. Ik deel graag met je wat ik mijn klanten leer als ze met dit soort complexe projecten te maken hebben. Ik werk met de Succesvolle Ambtenaar Methode. Deze methode is gebaseerd op principes die succesvolle ondernemers toepassen, aangepast voor werken bij de overheid. Daarom even naar die ondernemer: de belangrijkste vraag die iedere succesvolle ondernemer, desnoods midden in de nacht, kan beantwoorden is: “welk probleem los ik precies op (voor mijn doelgroep)?” En precies deze zelfde vraag helpt jou als ambtenaar verder. Want deze vraag brengt je naar de kern, het brengt orde in de chaos.
Dus mijn vraag aan Linda was: welk probleem los je met dit project op voor je collega’s? Wat zijn de 3 belangrijkste problemen die zij ervaren? Haar antwoord was:
Pensioen: er gaan veel mensen met pensioen de komende tijd. Daarmee gaat heel veel kennis verloren.
De laatste jaren hebben nieuwe collega’s nauwelijks nog vaste arbeidscontracten gekregen. Tijdelijke contracten zijn prima voor tijdelijk werk, maar niet voor werk dat “altijd” gedaan moet blijven worden.
Onduidelijkheid over welke positie de provincie wil behouden en welke expertise daarvoor nodig is (of juist wordt ingehuurd).
Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Als de problemen goed gekozen zijn ervaren alle collega’s ten minste 1 van deze problemen zelf als probleem. En dat is heel prettig, want als het probleem belangrijk voor ze is zullen ze blij zijn dat eraan wordt gewerkt om het op te lossen.
Waarom is het zo belangrijk om precies te weten welk probleem je oplost?
- De vraag welk probleem je oplost (en voor welke doelgroep) is van wezenlijk belang voor iedere ambtenaar. Toch merk ik dat het vaak nog best lastig is om op deze manier over je werk te denken. Het werk is complex, er zijn zoveel belangen en oplossingen. En dat kiezen, is dat wel zo’n goed idee? (JA!!!)
Wil jij meer bereiken met jouw complexe projecten en dossiers bij de overheid? Ik help je graag verder met een gratis strategiegesprek waarin we samen kijken naar welke strategieën jou verder helpen. Keer op keer ervaar ik hoe waardevol en verhelderend het is om hier samen met een buitenstaander de tijd voor te nemen en over te spreken. Mijn tijd is schaars, dus ik heb slechts ruimte voor 5 gesprekken in de komende weken. Interesse? Je kunt je aanmelden via deze link Gratis Strategiegesprek.
