Wie kent ze niet, de moppen over luie ambtenaren met een luizenleven. Al koffiedrinkend, op je dooie gemakje in een paar uurtjes per week een prima salaris opstrijken.
Ach ja, het zijn hardnekkige vooroordelen, het zij zo.
De realiteit
In de tussentijd liegt de realiteit er niet om. Overheidsprofessionals ervaren, steeds vaker structureel, een te hoge werkdruk.
De meeste overheidsprofessionals doen hun werk met hart en ziel. Ze willen mooie resultaten bereiken voor de samenleving. De werkdruk staat de resultaten in de weg, met alle gevolgen van dien.
We denken natuurlijk meteen aan ziekteverzuim en uitval, maar dat is niet het enige. De hoge werkdruk en het gevoel hier geen grip op te kunnen krijgen zorgen er ook voor dat professionals op zoek gaan naar een andere baan. Of dat zij meer en meer hun motivatie verliezen.
Zo zonde van al dit talent.
Is de overheid anders dan bedrijfsleven?
Ja, toch wel.
Het grote verschil is dat de overheid er is voor het algemeen belang. Daarnaast: Overheidsorganisaties worden aangestuurd door een democratisch gekozen bestuur.
Dit betekent dat een overheidsorganisatie veel meer belangen, belanghebbenden en belangstelling kent dan welke andere organisatie dan ook.
Belangen: het is niet gek als je collega aan een tegengesteld belang werkt. In het fysieke domein is dat bijvoorbeeld heel duidelijk zichtbaar: bij de inrichting van een stuk openbare ruimte moet je kiezen. Wat moet er op deze plek komen: water, groen, een stoep, een parkeerplaats … Zeg het maar.
Belanghebbenden: als je werkt voor de overheid raakt jouw werk verschillende personen of doelgroepen. Je wil niemand tekort doen, maar het is nu eenmaal onmogelijk om het met je werk iedereen naar de zin te maken. (Als je applaus en altijd blije gezichten wil kun je beter ijs gaan verkopen)
Belangstelling: jouw werk voor de overheid kan op veel belangstelling van de buitenwereld rekenen. Er is niet voor niks komkommertijd als er politiek reces is, de media hebben dan hele gaten te vullen die de politieke stilte achterlaat.
Sociale media hebben de belangstelling voor jouw werk alleen maar vergroot.
Deze verschillen met andere organisaties geven stuk voor stuk werkdruk. Oplossingen om met de werkdruk te dealen zijn daarom ook anders. “Gewone” timemanagement-adviezen werken maar matig.
Wat zijn de belangrijkste oorzaken
Vanuit ons trainingsbureau komen we bij heel veel overheidsorganisaties en hebben we de afgelopen jaren 100-den professionals getraind op het gebied van Focus en Werkdruk. Het leek ons een goed idee om onze inzichten voor je op een rijtje te zetten.
De oorzaken van de hoge werkdruk bij de overheid, zoals wij ze zien, kun je onderverdelen in 3 categorieën: maatschappelijke trends, gebrek aan focus door de omgeving, gebrek aan focus door de professionals zelf.
In totaal vind je in dit artikel 7 veroorzakers van structurele werkdruk.
Maatschappelijke trends
In dit onderdeel vind je 3 algemene maatschappelijke trends met een grote invloed op de werkdruk. Ze veroorzaken veel onrust in ambtelijke organisaties.
- Er wordt steeds meer van de overheid verwacht
De rol van de overheid is al vele decennia aan het verschuiven. Het oplossen van (bijvoorbeeld sociale) problemen werd vroeger veel meer aan liefdadigheid overgelaten. Tegenwoordig zijn er publieke vangnetten.
Aan welke resultaten de overheid zou moeten werken is uiteraard aan de politiek. Maar de trend is duidelijk, de overheid pakt steeds meer op. Als ze iets laat liggen wordt ze daar ook veel eerder op aangesproken.
Het is daardoor steeds lastiger om “nee” te zeggen, ook als ambtenaar. Zeg je een keer “nee”, krijg je dezelfde vraag via een andere route gewoon weer op je bureau.
- Politieke onrust dringt door in de organisatie
Meer partijen, iedere verkiezing weer een totaal andere uitslag, slepende formaties, weinig vertrouwen tussen coalitiepartners.
Super lastig, want je hebt de politiek regelmatig echt nodig, al is het maar om knopen door te hakken.
Het lastigste is het als bestuurders zelf onrustig worden. Wanneer ze zenuwachtig worden en veel bezig zijn met wat de raad/staten/kamer van ze vindt en die zenuwen overbrengen naar de organisatie.
Daardoor willen ze sneller scoren, laten zien dat ze hun werk goed doen. Ik hoor steeds vaker dat de politiek volstrekt onrealistisch is in hun ambities, een rupsje nooitgenoeg.
- Regelgeving, systemen en dossiers worden al complexer
Er is veel onderzoek naar gedaan en dit bevestigt het beeld: de (westerse) samenleving wordt steeds complexer. Dit geldt voor veel terreinen, denk aan sociale interactie, technologie, wetgeving en economie.
Dit vraagt veel van ambtenaren, van wie wordt verwacht een helder advies uit te brengen.
LET OP: complexiteit en een vage manier van praten zijn vaak ook een excuus, een trucje om niet in actie te hoeven komen.
Neem geen genoegen met vage praat. Vraag gerust om helderheid als je leidinggevende, bestuurder of collega iets zegt dat je niet begrijpt: dat je het niet begrijpt ligt bijna nooit aan jou. Vraag net zo lang door tot het helder is wat de ander bedoelt.
Gebrek aan Focus vanuit de directe omgeving
Focus is belangrijk voor de kwaliteit van je werk. Maar wist je dat focus ook goed is voor je mentale gezondheid? Een paar uur per dag gefocust werken geeft rust en voldoening, terwijl werken “van de hak op de tak” je uitput en ontevreden maakt.
Overheidsorganisaties hebben kenmerken die focus in de weg zitten. In deze paragraaf vind je er twee.
- Opdrachten van alle kanten
Geen enkele ambtelijke professional krijgt alle opdrachten/verzoeken (taken) van 1 persoon. Taken komen van leidinggevenden, bestuurders, collega’s en van mensen buiten de organisatie.
Er is daardoor niemand die weet wat er allemaal op jouw bordje ligt, behalve jijzelf.
Een open vraag aan je leidinggevende: “zeg maar wat ik niet meer moet doen” is niet te beantwoorden. Je zult ten minste zelf een helder inzicht moeten hebben in wat er allemaal op je bordje ligt en hoeveel tijd dat ongeveer kost. Helemaal goed doe je het als je zelf aangeeft wat de beste keuze zou zijn.
- Letterlijke drukte –> kantoortuinen
Kantoortuinen zijn de nachtmerrie van veel ambtelijke professionals. Zeker in combinatie met “vrije werkplekken.” Kun je niet vroeg beginnen op dinsdag of donderdag, dan ben je sowieso de sjaak. Dan zit je op de onrustigste plek zonder enige privacy. Als je al een plek hebt.
Gebrek aan Focus vanuit de medewerkers zelf
Alle kenniswerkers hebben hier last van. Als we meer focus willen aanbrengen in ons werk, dan zitten we onszelf vaak nog meer in de weg dan dat we gestoord worden door anderen. Herken je dit:
- Het lukt bijna niet meer om je te concentreren, we zijn het verleerd
Geconcentreerd werken aan 1 taak is een vaardigheid die we kunnen trainen, als een spier. Net als voor spieren geldt: if you don’t use it you lose it.
Het gevolg daarvan: werkdagen die gevuld zijn met een ratjetoe aan kleinere taken, zoals mails beantwoorden, afspraken met anderen, weinig diepgang. De grote, moeilijkere taken blijven liggen.
Zo zonde: dit zijn juist de taken die de meeste voldoening en beste kwaliteit opleveren.
- Geen goed inzicht in de eigen drukte
Structureel onderschatten hoe lang taken duren en geen idee hebben waar de tijd blijft.
Herkenbaar? De dagen vliegen om, de hele dag ben je druk bezig met van alles en nog wat, om aan het einde van de werkdag te denken: “wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag?” De acties die je jezelf had voorgenomen zijn weer niet uitgevoerd.
Dit is helaas normaal. Zo onderschatten we eigenlijk altijd hoeveel tijd een taak kost. Een mooie vuistregel is: ga er maar vanuit dat een grotere taak minstens 2 keer zoveel tijd kost als je denkt (en reserveer de tijd in je agenda).
Wat nu?
De meer-collega’s-paradox. Wat we vaak horen is: er is gewoon echt teveel werk, als er meer handjes zouden zijn dan is het opgelost.
Helaas, dit is niet waar. Niet voor kenniswerkers.
Natuurlijk zorgt een extra collega ervoor dat er werk gedaan wordt. Het punt is alleen dat een extra collega ook altijd extra werk gééft. Meer ideeën, meer adviezen en meer stukken. Dat is op zich niet verkeerd, het is voor een belangrijk deel wat de overheid dóet. Maar het helpt niet om de werkdruk op te lossen.
Wat helpt wel?
Vanuit De Succesvolle Ambtenaar hebben we een focus- en werkdruk programma ontwikkeld, waarmee ambtelijke professionals hun werkdruk zelf onder controle kunnen krijgen. Dat is goed voor de medewerker, voor de organisatie en voor de samenleving.
Hoe dit werkt leggen we binnenkort twee keer uit tijdens een gratis online masterclass: “Ontspannen werken voor de overheid”. Op 28 februari of 1 maart (van 9.00 – 10.30 uur) kun je erbij zijn. Een tijdsinvestering die je ten minste 10 keer terugverdient!
Inschrijven kan via deze link https://caseon.webinargeek.com/ontspannen-werken-voor-de-overheid
PS: Als het gaat om de uitvoering dan werkt het anders. Meer collega’s zorgen er dan veel meer voor dat er inderdaad meer werk gedaan kan worden.
Dit artikel gaat over het werk van kenniswerkers (beleidsmedewerkers, project- en programmamanagers) en is minder bedoeld voor uitvoerders. Uiteraard is de scheidslijn dun, veel ambtenaren doen beiden, kenniswerk & uitvoering.
Op een stralende overheid,
Ester
