Bij de overheid duren processen lang.
En dat is goed.
Want als samenleving mogen we erop vertrouwen dat besluiten weloverwogen genomen worden. En dat er rekening wordt gehouden met alle belangen.
Maar dat betekent niet dat het zoooo lang moet duren. Vaak is het best mogelijk om te versnellen. En hierop heb je meer invloed dan je misschien denkt.
Graag deel ik mijn tips met je.
BESLUITVORMING EN ANDER ONGEMAK
Als ambtenaar ontkom je er niet aan. Keer op keer heb je besluiten en beslissingen van anderen nodig (parafencultuur). Dit kan een (kleine) beslissing van een leidinggevende of opdrachtgever zijn, bijvoorbeeld als je mee wil doen aan een training op kosten van je werkgever. En soms gaat het om grote, politieke besluiten, waarvoor je een hele procedure door moet. Deze procedures lijken vaak eindeloos te duren.
Ik herinner me nog goed hoe ik hiermee kon worstelen toen ik bij de gemeente Alkmaar werkte. Bijvoorbeeld toen ik met een groep collega’s nieuw beleid had geschreven over bewonersparticipatie (zo’n 12 jaar geleden inmiddels). Interne parafen, directie, B&W, ik had ze eindelijk mee… werd het áángehouden in de gemeenteraad. Mijn eigen emoties liepen hoog op en ik dacht, dit komt nooit meer goed. Diezelfde avond riep de burgemeester me bij zich op haar kamer. Ze zag het allemaal niet zo somber in en legde haar strategie aan me voor. Een maand later lag er een raadsbesluit…
Onderstaande tips kun je toepassen in alle gevallen waar je met andere beslissers te maken hebt. De tips zorgen ervoor dat je maximale invloed krijgt op besluiten en beslissingen en ze maken dat je meer plezier in je werk gaat ervaren.
MAXIMALE INVLOED OP BESLUITEN, 7 TIPS
De Succesvolle Ambtenaar is een programma waarin ik gedreven ambtenaren leer meer resultaten te bereiken door de toepassing van principes die succesvolle ondernemers toepassen. Dit is kennis over bijvoorbeeld marketing en verkoop, aangepast aan de ambtelijke werkelijkheid. Als het gaat over besluitvorming geef ik je graag deze 7 tips:
- Weet precies wat je wilt. Neem, voordat je een ander vraagt om een besluit te nemen, even de tijd om goed na te denken wat jij vindt dat er moet gebeuren. Waarom leg je dit voorstel neer? Hoe past het in het grotere plaatje van jouw dossier? Wat is de impact van het voorstel? Ga er vanuit dat de ander heel veel andere dingen aan zijn hoofd heeft. Het is dan fijn om op jouw oordeel als expert te kunnen vertrouwen. Denktijd aan het begin verdien je later dubbel en dwars terug. Dit klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar in de drukte van alledag schiet dit er snel bij in. Laat jou dat niet gebeuren, plan iedere dag wat denktijd in en laat niemand daar tussen komen.
- Zorg voor een glasheldere boodschap. Als je weet wat je wilt zorg er dan voor dat je dit in glasheldere taal opschrijft. De beslisser wil precies weten wat je aan hem vraagt en wat de gevolgen zijn als hij instemt. Jargon en wollige taal helpen je niet om snelheid in het proces te krijgen. Schrijf vooral de resultaten op, wat levert het op.
- Zorg voor een maatje. Je maatje helpt door samen te sparren. Als je alles alléén uitdenkt zie je altijd dingen over het hoofd. Bovendien helpt je maatje je bij het aanscherpen van je glasheldere boodschap. Als processen lang duren helpt hij je om op het gekozen spoor te blijven en natuurlijk kun je samen je tussentijdse successen vieren. Zorg ervoor dat je je maatje vertrouwt en dat het iemand is die je hoog hebt zitten. Daag jezelf daar gerust in uit.
- Weet precies welke stappen er nodig zijn en schrijf het uit. Wie is er bevoegd (als je het niet 100% zeker weet vraag dan bijvoorbeeld een interne jurist), welke tussenstappen zijn er nodig en hoe lang duurt iedere stap. Schrijf of teken het uit en bewaar dit overzicht op een zichtbare plek. Je weet nu waar je naartoe werkt op ieder moment in het proces.
- Leer van verkopers. Een besluit heeft veel gemeen met een verkoopdeal. Bijvoorbeeld:
- Besef dat het voor de beslisser spannend is om een besluit te nemen, hij kan namelijk een foute beslissing nemen.
- Geld is de sleutel, dit moet je altijd vooraf regelen.
- Leef je in in de ander, wat is zijn belang? Hoe komt jouw voorstel daarin tegemoet?
- Zit je bij de juiste persoon? Het heeft meestal geen zin je tijd en energie te steken in iemand die niet bevoegd is te beslissen.
- Iemand meekrijgen regel je in een gesprek. Een mooi verhaal op papier is nooit genoeg.
- Vier tussentijdse successen. Dit is bij lange procedures heel belangrijk. Lukt het je van de reis te genieten en niet alleen van je bestemming? Dan ben je al heel ver opgeschoten.
- Zorg dat je aandacht vasthoudt. Als een proces heel lang duurt zorg dan in de tussentijd voor ‘fans’. Maak dat mensen die nu en straks betrokken zijn regelmatig iets over je dossier horen. Dit zorgt ervoor dat je dossier nu en straks veel meer gaat stromen. Medewerking van anderen heeft uiteindelijk alles met Know-Like-Trust te maken. Ze moeten je dossier kennen, leuk vinden en vertrouwen (dat het iets goeds oplevert) om het te steunen. Dat vraagt een continue inspanning. Als je hierin een routine opbouwt hoeft het niet veel tijd te kosten.
MEER WETEN?
Ben jij een ambitieuze ambtenaar? Ben je ambtenaar geworden omdat je iets goeds wil bereiken in de samenleving, zinvol werk wil doen?
Ik kan je op de volgende manieren helpen:
- De Ambtenaren Groeidag op 7 oktober 2019. Een jaarlijks event met inspirerende sprekers voor ambitieuze professionals bij de overheid die willen groeien en meer betekenis voor de organisatie en de samenleving willen hebben (klik hier voor meer info).
- Een individueel coach- en ontwikkeltraject (klik hier voor meer info).
- Een in-company training- en coachprogramma voor teams en collega’s (informatie op aanvraag beschikbaar).
- De workshop Van Zaklantaarn naar Vuurtoren (duur 2 uur), om meer voor elkaar te krijgen bij de overheid (informatie op aanvraag beschikbaar).
- Een presentatie De Ambtenaar van de Toekomst (duur 30-60 minuten) (informatie op aanvraag beschikbaar).
