7 tips voor leidinggevenden om de samenwerking te verbeteren

Ben jij leidinggevende bij de overheid?

Wist je dat het oordeel over de direct leidinggevende het belangrijkste vertrekmotief is voor professionals bij de overheid?

Dit is al jaren zo, zo toont onderzoek van het Kenniscentrum Openbaar Bestuur aan. Sinds de eeuwwisseling doet dit kenniscentrum om de zoveel jaar een Personeels- en Mobiliteitsonderzoek (PoMo).

Iedere keer blijkt het belang van het oordeel over de direct leidinggevende. Dit oordeel is zelfs een belangrijker argument om te vertrekken dan bijvoorbeeld de beloning of de werkdruk.

Dit is interessante informatie toch? Ikzelf was er wel verrast door.

Vanuit De Succesvolle Ambtenaar werk ik al jaren met slimme, ambitieuze ambtenaren (professionals). (Ik help ze meer voor elkaar te krijgen door de principes van succesvolle ondernemers toe te passen.)

Daardoor heb ik een goed beeld gekregen van wat deze ambitieuze professionals tevreden of ontevreden maakt over hun leidinggevende. In dit artikel vind je 7 belangrijke wensen en verwachtingen die ondernemende ambtenaren van jou kunnen hebben.

Slimme, ambitieuze ambtenaren

In dit artikel kies ik bewust  voor slimme, ambitieuze ambtenaren.

Waarom? Omdat we ze kei- en keihard nodig hebben de komende tijd.

De wereld staat op z’n kop. Er is zoveel veranderd door corona en de bijbehorende maatregelen. Niet alleen in de buitenwereld, ook binnen de organisatie.

Thuiswerken: de één is opgebloeid, de ander juist niet. Wie heeft laten zien ondernemend te zijn en te kijken naar mogelijkheden, in plaats van te wachten en zich erbij neer te leggen dat van alles en nog wat even niet kan?

Dit zijn de medewerkers die je nodig hebt om om te gaan met de nieuwe wereld. Om complexe en grote problemen te begrijpen en terug te brengen tot de kern. Om te adviseren wat vooral belangrijk is en wat minder (omdat alles doen een illusie is).

Ze zorgen ervoor dat je taken met een gerust hart kan overdragen. Zodat jij minder uren hoeft te werken.

Ze zorgen ervoor dat jouw afdeling goed op de kaart staat en wordt betrokken bij veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.

Wat wil een slimme, ambitieuze ambtenaar van zijn leidinggevende (en wat vooral niet)

Leidinggeven bij de overheid is pittig en tegelijk het mooiste dat er is. Je werk doet er toe en je kunt veel verschil maken. De aansturing en samenwerking met jouw medewerkers is cruciaal om ontspannen te kunnen werken en de resultaten te boeken waar de samenleving (en de politiek) om vraagt.

Er zijn verschillende leiderschapsstijlen, die bij verschillende types beter of minder goed aansluiten. Voor het leidinggeven aan slimme, ambitieuze ambtenaren geef ik je graag de volgende 7 tips. Tips die ervoor zorgen dat ze tevreden zijn over jou en voor jou en je afdeling door het vuur gaan:

1. Laat de inhoud zoveel mogelijk aan de professionals over
Jouw professionals zijn experts en een kei op de inhoud. Ze zijn nieuwsgierig en houden de ontwikkelingen op hun vakgebied goed bij. Meestal hebben ze een HBO of WO achtergrond.
Veel leidinggevenden hebben ook verstand van de inhoud. Echter: niks is zo frustrerend voor een expert dan een leidinggevende die zich teveel tegen de inhoud aan bemoeit.
Doe je dit wel, dan loop je óók nog het risico dat de motivatie om de inhoud helemaal te doorgronden verdwijnt. De kwaliteit van stukken en adviezen gaat daarom op de lange termijn eerder achteruit dan vooruit wanneer je je teveel met de inhoud bezig houdt.
Tip: tel af en toe tot 10 en blijf bewust op je handen zitten.

2. Weet hoe het spel gespeeld wordt en help de professional daarbij
Ondernemende ambtenaren zijn heel blij wanneer ze goed met jou kunnen sparren over het spel. Heeft jouw medewerker inhoudelijke ideeën, bespreek dan wat er nodig is om goede resultaten met die ideeën te bereiken. Hoe krijg je de organisatie mee (ambtelijk en bestuurlijk). Welke onderwerpen moet je vooral wel en welke níet aanroeren.
Het is voor een ambitieuze professional heel fijn als je je hierin als mentor opstelt.
Tip: deel voorbeelden van je medewerkers met elkaar. Leer van wat er goed ging, maar ook van wat er uit de bocht vloog. Natuurlijk op een luchtige toon, fouten maken mag. Uiteraard. Maar het is natuurlijk zonde om niet te leren van fouten.

3. Geef positieve feedback
Het is voor iedereen belangrijk om gezien en gehoord te worden. Erkenning is een menselijke basisbehoefte (is onderdeel van de piramide van Maslow). Door werken op afstand geven we elkaar minder complimenten. Natuurlijke compliment-momenten zijn vaak de informele momenten rondom overleggen, of in de gang en bij het koffieapparaat. Die momenten zijn er nu niet. Wees hier bewust van en wees royaal met complimenten.
Tip: waarom niet aan het begin of aan het einde van iedere dag bewust een paar complimenten geven.

4. Wees duidelijk
Slimme, ambitieuze professionals houden van duidelijkheid. Weten waar ze aan toe zijn is belangrijk. Hier mag je gerust meer aandacht aan besteden. Vraag bijvoorbeeld of de ander het begrijpt en hoe hij of zij het gaat aanpakken.
Extraverte mensen scherpen hun eigen gedachten en ideeën vaak terwijl ze in gesprek zijn. Dat is niet erg, het kan alleen wel verwarrend zijn voor een gesprekspartner.
Tip: het kan geen kwaad om de duidelijkheid wat vaker te checken. Je zult versteld staan hoe vaak er tóch nog vaagheid in een opdracht of verzoek zit.

5. Zorg voor focus
Takenlijsten worden alleen maar langer. De hoeveelheid werkt blijft toenemen. Dit is een feit voor álle professionals en zeker bij de overheid. De samenleving en de politiek kunnen meer wensen dan een ambtelijk apparaat ooit kan leveren.
Vaak wordt “nee” zeggen als oplossing genoemd. Maar hoe dan?
Het begint bij jou als leidinggevende. Je hebt een belangrijke taak om het goede voorbeeld te geven als het gaat om het maken van keuzes als het gaat om het besteden van je tijd. Werk jij 60 uur in de week, om aan alle wensen tegemoet te komen? Dan denken jouw medewerkers dat ze dat ook moeten doen.
Tip: maak kiezen en focus topprioriteit. Denk dagelijks vooruit en kies bewust wat je doet. Kiezen is net als een spier, die kun je trainen.

6. Investeer tijd en geld in de medewerker
Laat zien dat je de medewerker waardeert. Niet alleen met woorden, maar ook door tijd in hem of haar te investeren. Het maakt niet uit of je op kantoor of vanuit huis werkt, er moet gewoon regelmatig contact zijn. Echt contact, met echte interesse is heel belangrijk.
Investeer ook euro’s, bijvoorbeeld voor ontwikkeling of thuiswerkspullen.
Met beiden laat je zien dat jouw waardering (en die van de organisatie) voor de medewerker serieus is. Geen woorden maar daden.
NB: ik zie dit bij veel organisaties goed gaan.
Tip: maak een lijst van al je medewerkers en schrijf achter iedereen wanneer je voor het laatst een goed gesprek met elkaar hebt gehad. Het is niet vreemd, zeker nu met thuiswerken, dat er iemand uit je beeld is geraakt.

7. Daag de medewerker uit om buiten de comfortzone te treden
Iedereen die langere tijd hetzelfde werk doet komt op een gegeven moment in een comfortzone terecht. Soms heb je dat zelf niet eens echt door.
Ambitieuze ambtenaren zijn blij als je ze regelmatig uitdaagt om eens wat ingewikkelds te doen, of wanneer ze een ander vakgebied mogen onderzoeken. Buiten de comfortzone liggen alle mogelijkheden om te groeien. Het is fijn als je de professional daar een beetje bij helpt.
Tip: neem een hard werkende medewerker voor ogen en bedenk wat er meer mogelijk is voor deze persoon. Hoe kan hij of zij groeien (binnen de huidige functie is een prima begin).

Herken je de bovenstaande adviezen? Mis je er één?

Als extra heb ik een checklist voor je gemaakt Checklist Wat willen slimme ondernemende ambtenaren van hun leidinggevende. Hierin vind je nog een aantal andere adviezen, overzichtelijk bij elkaar.

Om deze te downloaden klik je hier.

Samen met Alexander Meijer verzorg ik op 20 en 21 april ‘s avonds een gratis Online Masterclass: de 7 sleutels van succesvolle overheidsmanagers. Je bent van harte welkom mee te doen.

Kijk hier voor meer informatie en inschrijven.

 

Op een stralende overheid!

 

Ester Oude Nijhuis

Over de auteur: Na haar studie bestuurskunde heeft Ester Oude Nijhuis ruim 15 jaar voor de overheid gewerkt (rijk en gemeente). Sinds januari 2015 heeft ze haar bedrijf De Succesvolle Ambtenaar, met als doel: mooie resultaten en heerlijk werken bij de overheid voor professionals. Ester gelooft in het belang van een goede overheid voor de samenleving en de cruciale rol die de professionals hierin spelen. “De mensen maken het verschil, daar kan geen structuur of protocol tegenop.”