“Hoe krijg ik mijn collega’s enthousiast voor het nieuwe systeem?”
Een interessante vraag die gesteld wordt tijdens een training en die veel professionals bij de overheid bezighoudt. P&C professionals, juristen, ICT-ers, kwaliteitsmedewerkers, etc. etc. Of het nu gaat over besluitvorming, budgetten, archivering (Corsa) of AVG, er zijn systemen voor. Het succes van deze systemen valt of staat met het gebruik ervan.
En, lieve mensen, dat is de kern van de zaak.
Waar gaat het in wezen om? Dat de collega’s het systeem gaan GEBRUIKEN. Enthousiasme is daarbij meegenomen, maar niet noodzakelijk.
Dat is ook precies waar het mis gaat. Het aantal “schaduwboekhoudingen” in excel, als alternatief voor wat voor systeem dan ook, is gigantisch. Overal, in elke organisatie.
Het doet me denken aan een uitspraak van Femke Hogema, bij wie ik verschillende ondernemerstrainingen heb gevolgd. Zij helpt ondernemers te werken aan de fundamenten van hun bedrijf, waaronder het financiële systeem. Dit systeem geeft rust en inzicht.
“Zin hebben is geen criterium”, zegt Femke regelmatig.
Dit gaat niet over “dan maak je maar zin”, maar het is veel wezenlijker. Zin hebben is geen criterium betekent: je kunt dingen ook doen zonder zin. Denk aan kinderen die geen zin hebben om huiswerk te maken of hun kamer op te ruimen. Geen zin is niet belangrijk, het moet gewoon gebeuren.
Systemen. Ik heb er zelf altijd een (gezonde) weerstand tegen. Ben bang dat het niet lukt, te moeilijk is of dat ik het fout doe of uiteindelijk toch weer afhaak. Inmiddels ben ik wat ouder en wijzer en zie ik ook de andere kant. Systemen geven rust en ontspanning. “Een geest als water”, zoals productiviteitsgoeroe David Allen dat noemt.
Het is om die reden dat het thema van het Ambtenaren Groeiprogramma deze maand “een slim werksysteem” is. Dat gaat over het gebruiken van je digitale agenda. Maar ook over een digitale to-do lijst en het uitschrijven van processen.
Haak je al af?
Dat snap ik. In alle eerlijkheid: ik heb lang getwijfeld of ik dit onderdeel in het programma zou stoppen. Want ik heb liever alleen maar enthousiasme bij de deelnemers. Dikke vette cijfers bij de evaluatie. Net als de inbrenger van de intervisie-casus. Maar ja, soms moet je even door een zoetzure appel heen. Het enthousiasme komt daarna.
Door welke zoetzure appel moet jij heen als je meer resultaten wil bereiken voor de overheid met plezier en gemak? Laat het me gerust even weten via team@caseon.nl. Dat kan net het zetje zijn om het te doen.
Ik stuur je zeker een antwoord.
PS: anderen meekrijgen is het thema voor het Ambtenaren Groeiprogramma in maart. Daar heb ik dus wel ENORM veel zin in. Mijn favoriete onderwerp.
Op een stralende overheid,
Ester Oude Nijhuis
